Executive Assistant (m/w/d)

GovRadar ist eine cloudbasierte Software zur automatisierten Erstellung öffentlicher Ausschreibungsunterlagen. Mit unserer KI-gestützten Lösung sparen Behörden bis zu 90% Zeit in der Vergabevorbereitung, damit Investitionen schneller in die Umsetzung kommen. Wir befähigen die öffentliche Verwaltung – für eine zukunftssichere Gesellschaft. Als Executive Assistant unterstützt du unseren CEO bei der Organisation & Priorisierung seines Arbeitsalltags und hältst ihm durch deine proaktive Arbeitsweise konsequent den Rücken frei. Als Teil des CEO Office-Teams hältst du zudem unseren Büro-Betrieb im Herzen Münchens am Laufen, planst unsere regelmäßigen Company-Events und sorgst somit für ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld für das gesamte Unternehmen. Für diese Herausforderungen brauchen wir dich: Kalender- und Reisemanagement des CEO: du koordinierst Termine mit internen und externen Stakeholdern und sorgst für eine vorausschauende und strukturierte Tagesplanung Gatekeeping : du agierst als vertrauensvolle und professionelle Schnittstelle zum CEO und bearbeitest, delegierst oder eskalierst eingehende Themen anhand einer eng abgestimmten Priorisierung Vor- und Nachbereitung von Meetings: du unterstützt bei der Meeting-Logistik sowie bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Dokumentation Verantwortung für einen reibungslosen Office-Betrieb inkl. Materialmanagement, Steuerung externer Dienstleister und professioneller Gästebetreuung Planung und Umsetzung unserer Company-Events , von der Ideenfindung bis zur finalen Abrechnung Projektunterstützung : bei Bedarf unterstützt du den CEO und Chief of Staff in der Durchführung von Projekten, wie z.B. Management Workshops Must have’s Einschlägige Erfahrung: du hast mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Executives, idealerweise im Startup-, Tech- oder Beratungsumfeld Kommunikationsstärke: du kommunizierst exzellent in Deutsch (C2) und professionell in Englisch (min. B2) Ausgeprägtes Organisationstalent : du bist in der Lage, mehrere Themen parallel sauber am Laufen zu halten und gehst neue Aufgaben strukturiert an Proaktive Arbeitsweise : du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst eigenständig, wo deine Unterstützung gebraucht wird und findest pragmatische Lösungen Spaß am Arbeiten in einem dynamischen Umfeld: du hast bereits in einem Startup/Scaleup gearbeitet und siehst schnelle Veränderungen und fehlende Strukturen als spannende Herausforderung Tech-Affinität : du arbeitest routiniert mit digitalen Tools (Microsoft Office, Slack, Notion) und suchst proaktiv nach Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben mit AI und Automatisierung zu vereinfachen Diskretion und sicheres Auftreten : du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und kommunizierst mit Stakeholdern auf jeder Ebene souverän Nice to have’s Erfahrung im Office Management, Event Management und/oder bei der Steuerung von externen IT-Dienstleistern Berührungspunkte mit dem öffentlichen Sektor oder GovTech-Unternehmen Team & Kultur - ein hochmotiviertes, interdisziplinäres Team mit flachen Hierarchien Flexibles Arbeiten - Teilzeit für ca. 24h pro Woche (4x6h oder 5x5h), hybrides Modell (3 Tage im Büro direkt am Hauptbahnhof), flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit auf Workation Gestaltungsfreiheit & Ownership - ein vielfältiges Aufgabengebiet, in dem du unsere Office-Kultur und Events nach deinen Ideen prägen kannst Kontinuierliches Lernen - Weiterentwicklung als Teil deiner individuellen Ziele, unterstützt durch dezidiertes Budget und monatliches Coaching mit deiner Führungskraft Gesellschaftlicher Impact - trage aktiv dazu bei, den Staat in Deutschland handlungsfähiger zu machen und das Vertrauen der Menschen in die Demokratie zu stärken